Catering-Personal schulen: Ein starkes Team aufbauen

Ihr Programm zur Schulung des Catering-Personals bestimmt, ob die Kunden von Ihren Veranstaltungen schwärmen oder vernichtende Kritiken schreiben. Das Essen ist wichtig, aber der Service ist das, woran sich die Kunden erinnern. Ein perfekt zubereitetes Hauptgericht, das von einem gleichgültigen, ungeschulten Kellner serviert wird, hinterlässt immer noch einen negativen Eindruck – während ein gut geschultes Team selbst ein einfaches Menü zu einem außergewöhnlichen Erlebnis machen kann.

Branchendaten zeigen immer wieder, dass die Servicequalität der wichtigste Faktor für Kundenempfehlungen im Catering ist und die Qualität, Preisgestaltung und Präsentation der Speisen übertrifft. Ihr Team ist Ihr Wettbewerbsvorteil – oder Ihre größte Belastung.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie ein Schulungsprogramm erstellen, das zuverlässiges, professionelles Veranstaltungspersonal auf allen Ebenen Ihres Betriebs hervorbringt.

Warum Ausbildung in der Gastronomie wichtiger ist als in Restaurants

Catering stellt für das Personal eine besondere Herausforderung dar, weil:

• Jede Veranstaltung ist anders. Im Gegensatz zu einem Restaurant, in dem die Einrichtung jeden Abend gleich ist, müssen sich Catering-Teams jedes Mal an neue Veranstaltungsorte, Layouts, Menüs und Kundenerwartungen anpassen.
• Es gibt kein Erholungsfenster. In einem Restaurant können Sie ein Dessert komponieren, um einen Fehler auszugleichen. Bei einer Hochzeit bleibt ein verpasster Gang oder eine unhöfliche Interaktion für immer in Erinnerung.
• Mitarbeiter sind Markenbotschafter. Ihre Kellner sind bei jeder Veranstaltung das Gesicht Ihres Unternehmens. Ihre Professionalität wirkt sich direkt auf Ihre Bewertungen und Empfehlungen aus.
• Veranstaltungsorte bringen Variablen mit sich. Unbekannte Küchen, begrenzte Ausrüstung, umständliche Laderampen und unvorhersehbare Veranstaltungsortlayouts bedeuten, dass Ihr Team Probleme im Handumdrehen lösen muss.
• Das Timing ist unerbittlich. Ein Restaurant kann die Tische unabhängig voneinander aufteilen. Bei einer Catering-Veranstaltung wird erwartet, dass 200 Gäste gleichzeitig essen. Koordinationsfehler werden sofort sichtbar.

Phase 1: Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Jedes neue Teammitglied – ob Vollzeit, Teilzeit oder auf Abruf – sollte ein strukturiertes Onboarding absolvieren, bevor es an seiner ersten Veranstaltung arbeitet.

Onboarding-Checkliste

• Unternehmensüberblick: Mission, Werte und Qualitätsstandards
• Kleiderordnung und Körperpflegestandards
• Verifizierung der Lebensmittelsicherheitszertifizierung (ServSafe oder gleichwertig)
• Schulung zur Sensibilisierung für Allergene
• Grundlagen des Servicestils (Buffet, Teller, Stationen)
• Handhabung und Sicherheit der Ausrüstung
• Kommunikationsprotokolle (an wen man sich wenden soll, wie man mit Problemen umgeht)
• Zeit- und Anwesenheitserwartungen
• Schattenverschiebung bei einer realen Veranstaltung mit einem erfahrenen Teammitglied

Schicken Sie einen neuen Mitarbeiter nicht unbeaufsichtigt zu seiner ersten Veranstaltung. Koppeln Sie sie mit einem erfahrenen Kellner oder kochen Sie für mindestens zwei Veranstaltungen, bevor sie unabhängig voneinander arbeiten.

Erstellen eines Onboarding-Handbuchs

Dokumentieren Sie Ihre Standards in einem prägnanten Referenzhandbuch, das jeder neue Mitarbeiter erhält. Dieses Handbuch sollte Folgendes enthalten:

• Fotobeispiele für korrekte Uniform, Tischdekoration, Buffet-Layout und Präsentationen auf Tellern
• Schritt-für-Schritt-Anleitungen für häufige Aufgaben (Buffet aufstellen, Teller abräumen, Bar auffüllen)
• FAQ-Bereich mit den Fragen, die neue Mitarbeiter am häufigsten stellen
• Veranstaltungsortspezifische Hinweise für Standorte, die Sie regelmäßig bedienen (Parken, Einladeverfahren, Küchenlayout)

Halten Sie das Handbuch unter 20 Seiten. Alles, was länger dauert, wird ignoriert. Aktualisieren Sie es mindestens zweimal im Jahr, basierend auf wiederkehrenden Problemen aus der Nachbesprechung der Veranstaltung.

Die ersten 30 Tage

Strukturieren Sie den ersten Monat, um schrittweise Selbstvertrauen aufzubauen:

• Woche 1: Orientierung, Überprüfung des Handbuchs, Küchenrundgang und Schulung zur Lebensmittelsicherheit
• Woche 2: Schattenschicht bei einer kleineren Veranstaltung (unter 75 Gästen) in einer Support-Rolle
• Woche 3: Zweite Schattenschicht bei einer größeren Veranstaltung mit einer bestimmten Verantwortung (Leitung einer Station, Befahren eines Abschnitts)
• Woche 4: Erste halbunabhängige Schicht mit einem Mentor vor Ort, der regelmäßig vorbeikommt

Führen Sie nach 30 Tagen ein kurzes Check-in-Gespräch. Fragen Sie, was gut läuft, was verwirrend ist und ob sie sich für eigenständige Veränderungen bereit fühlen.

Phase 2: Schulung zur Lebensmittelsicherheit

Lebensmittelsicherheit ist nicht verhandelbar. Ein einziger Vorfall einer durch Lebensmittel verursachten Krankheit kann Ihr Unternehmen ruinieren.

Kernthemen der Lebensmittelsicherheit

1. Temperaturkontrolle – Sichere Haltetemperaturen (heiß: 140 Grad F und mehr, kalt: 40 Grad F oder weniger), die Gefahrenzone (41–135 Grad F) und die maximale Zeit, die Lebensmittel in der Gefahrenzone bleiben können (kumuliert 4 Stunden).
2. Verhinderung von Kreuzkontaminationen – Separate Schneidebretter, Utensilien und Aufbewahrungsmöglichkeiten für Rohproteine, Produkte und Allergene
3. Handwaschprotokolle – Wann, wie und wie oft
4. Allergenmanagement – Identifizierung, Kennzeichnung und Kommunikation von Allergenen. Kennen Sie die Big 9 (Milch, Eier, Fisch, Schalentiere, Nüsse, Erdnüsse, Weizen, Sojabohnen, Sesam)
5. Richtige Lagerung – FIFO-Rotation, Etikettierung mit Datum, korrekte Kühlschrankorganisation
6. Persönliche Hygiene – Richtlinien zur Krankheitsmeldung, Verwendung von Handschuhen, Haarfesseln

Fordern Sie das gesamte Küchenpersonal auf, über eine aktuelle ServSafe- oder eine gleichwertige Zertifizierung zu verfügen. Das Personal an der Rezeption sollte mindestens eine Schulung zur Sensibilisierung für Allergene absolvieren.

Gastronomiespezifische Herausforderungen bei der Lebensmittelsicherheit

Gastronomie birgt Risiken für die Lebensmittelsicherheit, denen Restaurants selten ausgesetzt sind:

• Transporttemperaturen – Der Transport von Lebensmitteln in Fahrzeugen muss überwacht werden. Investieren Sie in Sondenthermometer und isolierte Transportbehälter. Protokollieren Sie die Temperaturen bei Abflug und Ankunft.
• Veranstaltungen im Freien – Direkte Sonneneinstrahlung, Umgebungswärme und mangelnde Kühlung führen zu Gefahrenzonenrisiken. Planen Sie Eisbäder, Schattenstrukturen und verkürzte Servicefenster für temperaturempfindliche Gegenstände ein.
• Einschränkungen der Veranstaltungsortküche – Nicht jeder Veranstaltungsort verfügt über ausreichende Kühlung, Handwaschstationen oder saubere Vorbereitungsflächen. Schicken Sie ein Teammitglied vor den Veranstaltungstag, um unbekannte Veranstaltungsorte zu inspizieren.
• Erweiterte Servicefenster – Cocktailstunden, mehrgängige Abendessen und Snacks bis spät in die Nacht können die Wartezeiten für die Essensaufbewahrung über sichere Grenzen hinaus verlängern. Bauen Sie einen Temperaturkontrollplan in Ihren Veranstaltungszeitplan ein.

Phase 3: Schulung zu Servicestandards

Buffet-Service

• So richten Sie eine Buffetreihe für einen optimalen Ablauf ein (Teller am Anfang, schwere Gegenstände in der Mitte, Besteck am Ende)
• Überwachen Sie den Lebensmittelbestand und füllen Sie ihn auf, bevor der Vorrat unter 25 % sinkt.
• Temperaturprüfungen alle 30 Minuten während des Betriebs
• Interaktion mit Gästen: Begrüßung, Beantwortung von Fragen zu Zutaten und Allergenen

Vergoldeter Service

• Richtige Plattentragetechnik (mindestens drei Plattentragen für erfahrene Kellner)
• Servicerichtung (Bedienung von links, Clearing von rechts – oder welcher Standard auch immer Ihr Unternehmen befolgt)
• Synchronisierter Service für Tische (alle Gäste an einem Tisch erhalten gleichzeitig ihren Gang)
• Umgang mit speziellen Diättellern (deutlich kennzeichnen, zuerst ausliefern, mit dem Gast absprechen)

Barservice

• Verantwortungsvoller Alkoholservice (Ausweise überprüfen, Anzeichen einer Vergiftung erkennen, Abschaltprotokolle)
• Standardmäßige Gießgrößen und Rezepturkonsistenz
• Geschwindigkeit und Effizienz während der Cocktailstunde
• Aufrechterhaltung einer sauberen und organisierten Bar während der gesamten Veranstaltung

Stationsdienst

Der Stationsdienst erfreut sich wachsender Beliebtheit und erfordert eine spezielle Schulung:

• Engagementfähigkeiten – Stationsmitarbeiter sollten jeden Artikel beschreiben, Zutaten erklären und herzlich mit den Gästen umgehen
• Kochvorführungen – Wenn es sich bei der Station um Live-Kochen (Pasta, Crêpes, Schnitzen) handelt, proben Sie den Vorgang im Hinblick auf Geschwindigkeit und Präsentation
• Linienmanagement – Schulen Sie Ihre Mitarbeiter darin, Warteschlangen zu verwalten, effizient zu bedienen und Wartezeiten unter drei Minuten zu halten
• Allergenkommunikation – Stationsmitarbeiter müssen jede Zutat im Angebot ihrer Station kennen und klar kommunizieren, wenn Gäste Fragen stellen

Service-Timing und -Tempo

Schulen Sie Ihr Team unabhängig vom Servicestil in der Taktung:

• Cocktailstunde: Vorspeisentabletts sollten alle 8-10 Minuten zirkulieren. Kein Gast sollte länger als 15 Minuten verweilen, ohne dass ihm Essen angeboten wird.
• Buffet: Die Türen öffnen pünktlich. Nachschubbehälter sollten bereitgestellt und bereit sein, bevor die Linie geöffnet wird.
• Beschichtet: Die Kurse sollten einen Abstand von 20–30 Minuten haben. Räumen Sie die Teller ab, bevor der nächste Gang kommt – stapeln Sie die Gänge niemals.
• Dessert und Kaffee: Innerhalb von 10 Minuten nach dem Abräumen des Hauptgerichts servieren. Verzögerungen führen hier dazu, dass die Gäste vor dem Nachtisch abreisen, was Essen verschwendet und den Kunden enttäuscht.

Phase 4: Kommunikation und Problemlösung

Schulen Sie Ihr Team im Umgang mit Situationen, in denen etwas schiefgeht – denn das wird passieren.

Kundenorientierte Kommunikation

• Beschwerdebearbeitung: Zuhören, sich entschuldigen, lösen, nachfassen. Streiten Sie niemals mit einem Gast.
• Diätwünsche während der Veranstaltung: „Lassen Sie mich mit unserem Koch sprechen“ ist immer besser als zu raten.
• Fragen zum Zeitplan: Leiten Sie Gäste an den Veranstaltungsplaner oder Ihren Veranstaltungskapitän weiter, nicht an die Küche.

Interne Kommunikation

• Verwenden Sie eine klare Befehlskette: Veranstaltungskapitän → Küchenleiter → Kellner
• Richten Sie Handzeichen- oder Walkie-Talkie-Protokolle für Großveranstaltungen ein
• Briefing-Protokoll vor der Veranstaltung: Jedes Teammitglied sollte den Zeitplan, das Menü, die Ernährungsspezialitäten, den VIP-Tisch und alle besonderen Anweisungen kennen

Dokumentieren Sie alle Kommunikationsstandards und fügen Sie sie in Ihre [BEO-Vorlagen] (/beo-software) ein, damit die Mitarbeiter bei jeder Veranstaltung eine Referenz haben.

Briefing-Vorlage vor der Veranstaltung

Jede Veranstaltung sollte mit einer 10-15-minütigen Teambesprechung beginnen. Behandeln Sie diese Punkte der Reihe nach:

1. Name des Kunden und Art der Veranstaltung – Wen betreuen wir und was ist der Anlass?
2. Anzahl der Gäste und Zeitplan – Wie viele Personen und um wie viel Uhr beginnt jede Phase?
3. Menüüberprüfung – Gehen Sie jedes Gericht durch und heben Sie Allergene und Diätspezialitäten hervor
4. VIP-Notizen – Alle Gäste, die besondere Aufmerksamkeit benötigen (der Kunde, Ehrengäste, Personen mit besonderen Bedürfnissen)
5. Besonderheiten zum Veranstaltungsort – Toilettenstandorte, Parkplätze, verbotene Bereiche, Auslastungsplan
6. Rollen und Aufgaben – Wer ist für was verantwortlich? Keine Unklarheiten.
7. Problemeskalation – An wen wendet sich ein Server, wenn etwas schief geht?

Hängen Sie eine gedruckte Kopie der Briefing-Notizen im Küchenbereich aus, damit Sie während der gesamten Veranstaltung darauf zurückgreifen können.

Phase 5: Kontinuierliche Entwicklung

Das Training sollte nach dem Onboarding nicht aufhören. Die besten Catering-Teams verbessern sich kontinuierlich.

Monatliche oder vierteljährliche Schulungsthemen

• Neue Verkostungen und Zubereitungstechniken für Menüpunkte
• Wein- und Getränkekenntnisse
• Erweitertes Anrichten und Präsentieren
• Upselling-Techniken für Kellner (Vorschläge für Premium-Baroptionen, Dessert-Add-ons)
• Nachbesprechung der Veranstaltung: Was ist gut gelaufen, was kann verbessert werden

Leistungsfeedback

• Geben Sie nach jeder Veranstaltung konstruktives Feedback – nicht nur, wenn etwas schief geht
• Leistungsträger anerkennen und belohnen (Boni, erste Wahl bei gewünschten Veranstaltungen, Führungschancen)
• Verfolgen Sie die Leistung Ihres Personals in Ihrem [Catering-CRM] (/Catering-CRM) zusammen mit Veranstaltungsnotizen

Aufbau einer Feedbackschleife

Erstellen Sie einen einfachen Bewertungsprozess nach der Veranstaltung:

1. Der Veranstaltungskapitän füllt innerhalb von 24 Stunden ein Nachbesprechungsformular aus – notiert dabei, was gut gelaufen ist, was schief gelaufen ist und welche Leistungsmerkmale die einzelnen Mitarbeiter hervorheben
2. Teilen Sie positives Feedback umgehend mit dem Team. Wenn ein Kunde eine Dankes-E-Mail sendet, leiten Sie diese an die Mitarbeiter weiter, die an der Veranstaltung mitgewirkt haben.
3. Probleme privat ansprechen und konstruktiv. Konzentrieren Sie sich auf das Verhalten, nicht auf die Person. „Der Salatgang kam 10 Minuten zu spät, weil die Teller nicht vorbestellt waren“ ist nützlicher als „Du warst langsam.“
4. Muster verfolgen – Wenn das gleiche Problem bei mehreren Veranstaltungen auftritt, handelt es sich um eine Trainingslücke und nicht um ein individuelles Problem. Bewältigen Sie es mit einem Teamtraining.

Personalmodelle und -planung

Vollzeit vs. Bereitschaftspersonal

Die meisten Caterer verwenden ein Hybridmodell:

Verwenden Sie [Personalplanungssoftware] (/Catering-Staff-Scheduling-Software), um die Verfügbarkeit zu verwalten, Schichten zuzuweisen und Veranstaltungsdetails ohne endlose SMS-Ketten zu kommunizieren.

Verhältnis von Personal zu Gästen

Richtige Personalverhältnisse verhindern sowohl Serviceausfälle als auch unnötige Arbeitskosten:

Reduzierung von Nichterscheinen und kurzfristigen Stornierungen

Absagen von Bereitschaftsdienstmitarbeitern können eine Veranstaltung zum Scheitern bringen. Reduzieren Sie das Risiko:

• Bestätigen Sie Schichten 72 Stunden im Voraus mit einer SMS- oder Planungs-App-Benachrichtigung
• Fordern Sie eine Kündigungsfrist von 48 Stunden und setzen Sie diese durch, indem Sie Wiederholungstätern für zukünftige Schichten eine geringere Priorität einräumen
• Führen Sie eine Backup-Liste mit zuverlässigen Mitarbeitern, die kurzfristig verfügbar sind
• Leichte Überbesetzung bei kritischen Ereignissen (Hochzeiten, hochkarätige Firmenveranstaltungen) – das ist günstiger als die Kosten eines Serviceausfalls

Aufbau einer Trainingskultur

Die Caterer, die großartige Teams aufbauen, betrachten das Training nicht als eine einmalige Aufgabe. Sie bauen eine Kultur auf, in der:

• Jede Veranstaltung ist eine Gelegenheit zum Lernen
• Feedback fließt in beide Richtungen (Mitarbeiter können betriebliche Probleme ohne Angst melden)
• Standards sind dokumentiert und zugänglich, nicht nur im Kopf des Eigentümers
• Exzellenz wird anerkannt und belohnt

Investieren Sie in Ihre Mitarbeiter und sie werden in Ihre Veranstaltungen investieren. Das Ergebnis sind weniger Fehler, bessere Bewertungen, stärkere Empfehlungen und ein Geschäft, das über Ihre persönlichen Kapazitäten hinaus wächst.