BEO Vorlage: Wie man eine perfekte Bankett Veranstaltungsordnung (BEO) erstellt (+ Kostenlose Vorlage)

Die BEO Vorlage (Banquet Event Order) ist das wichtigste operative Dokument im Catering. Sie ist das Handbuch Ihrer Küche, die Checkliste Ihres Bereichsleiters und die Bestätigung für Ihren Kunden, dass jedes Detail erfasst wurde. Eine schlampige BEO führt zu falschen Gästezahlen, fehlender Ausrüstung und kaltem Essen.

Für Caterer, die das Formatieren von Tabellenkalkulationen überspringen und BEOs automatisch erstellen möchten, entwickelt die BEO-Software von CaterCamp diese in Minuten — direkt aus Ihrem CRM befüllt.

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Was ist eine BEO (Banquet Event Order)?

Im Gegensatz zu einem Catering-Angebot, das ein Verkaufsdokument für Kunden ist, ist die BEO ein interner Ausführungsplan.

Kurze Antwort: Eine BEO enthält den Veranstaltungskopf, das komplette Menü mit Hinweisen zu Ernährungsbedürfnissen, Details zum Getränkeservice, einen minutengenauen Zeitplan, Notizen zum Raumaufbau, Personaleinteilungen, Ausrüstungslisten und Unterschriften.

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Wer nutzt eine BEO?

• Full-Service Catering Unternehmen
• Unternehmens-Caterer
• Hochzeits-Caterer
• Privatköche
• Hotel Bankett Abteilungen

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Abschnittsweise Aufschlüsselung einer BEO

1. Veranstaltungskopf

Antwortet sofort auf die wichtigsten Fragen (Wer, Was, Wann, Wo). Enthält: BEO-Nummer, Kundenname, Veranstaltungsdatum, garantierte Gästezahl.

2. Menü und Essen

Gliedern Sie dies nach Gängen: Cocktailstunde, Vorspeise, Hauptgericht, Beilagen und Dessert. Hinweise zur Ernährung: Listen Sie Allergien oder vegane Gäste genau auf. Wenn Sie die Ernährungsdatenbank von CaterCamp verwenden, fügen sich diese automatisch in die BEO ein.

3. Getränkeservice

Offene Bar, Bar mit Bezahlung oder Barkonsum? Notieren Sie die Servicezeiten, Spezial-Cocktails und den nötigen Bedarf (Eis, Shaker, Zitronen).

4. Veranstaltungszeitplan (Timeline)

Minutengenauer Ablaufplan. (Bsp.: 14:00 Uhr Ankunft, 17:30 Beginn Cocktailstunde, 18:30 Abendessen).

5. Aufbau und Grundriss

• Tischordnung (runde Tische für 10 Personen etc.)
• Platzierung des Buffets und der Bar.

6. Personaleinteilung

Definieren Sie Zuständigkeiten klar. "Kellner" ist nicht genug – ordnen Sie die Tische zu! Das Personaleinteilungs-Tool von CaterCamp hilft hier enorm.

7. Ausrüstungs- und Mietliste

Chafing Dishes, Teller, Werkzeuge und Mietmöbel.

8. Besondere Anweisungen

Z. B. "Der Veranstaltungsort verbietet offenes Feuer – verwenden Sie nur elektrische Chafing Dishes."

9. Unterschrift des Kunden

Eine Abschlussbestätigung vom Kunden (ca. 7-10 Tage vor Beginn unterschrieben).

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Häufig Gestellte Fragen

Wofür steht BEO?

BEO steht für Banquet Event Order (Bankett-Veranstaltungsordnung).

Richten Sie Ihr Team bestmöglich auf kommende Events ein. Testen Sie sich kostenlos bei CaterCamp an und automatisieren Sie Ihre BEOs noch heute!