So ermitteln Sie die Preise für Catering pro Person: Vollständiger Preisleitfaden (2026)

Die richtige Preisgestaltung pro Person ist die wichtigste finanzielle Entscheidung in Ihrem Catering-Unternehmen. Wenn Sie zu wenig verlangen, verbrennen Sie bei jeder Veranstaltung Bargeld. Wenn Sie zu hohe Gebühren verlangen, bleiben Vorschläge unbeantwortet im Posteingang der Kunden. Um zu wissen, wie man Catering-Preise pro Person berechnet, müssen Sie zunächst Ihre wahren Kosten verstehen – und dann eine Marge festlegen, die Ihr Unternehmen gesund hält.

In diesem Leitfaden werden die genauen Formeln, Benchmarks nach Servicestil und Veranstaltungstyp sowie häufige Fehler, die den Gewinn schmälern, aufgeschlüsselt. Ganz gleich, ob Sie einen Einzelkochbetrieb oder ein Catering-Unternehmen mit mehreren Einheiten leiten, Sie erhalten einen Preisrahmen, den Sie noch heute auf Ihr nächstes Angebot anwenden können.

Die Preisformel pro Person

Preis pro Person = Lebensmittelkosten + Arbeitskosten + Gemeinkosten + Gewinnspanne

Das ist das Fundament. Jede Position in Ihrem Catering-Angebot sollte auf einen dieser vier Bereiche zurückgehen. Packen wir jeden einzelnen aus.

1. Berechnung der Lebensmittelkosten

Die Lebensmittelkosten sind in der Regel die größten variablen Kosten bei jeder Catering-Veranstaltung. Branchen-Benchmarks gehen davon aus, dass die Lebensmittelkosten zwischen 28 % und 35 % des Gesamtumsatzes liegen, wobei gehobene Tellergerichte niedriger ausfallen können (25 %) und zwanglose Grillabende höher ausfallen können (38 %).

So berechnen Sie die Lebensmittelkosten pro Person

Bauen Sie das Menü Element für Element zusammen. Listen Sie alle Zutaten für jedes Gericht auf.
Bepreisen Sie jede Zutat entsprechend Ihrem tatsächlichen Einkaufspreis – nicht im Einzelhandel.
Berücksichtigen Sie den Abfall. Addieren Sie 5–10 % zur Gesamtrohstoffmenge für Beschnitt, Verderb und Überportionierung.
Dividieren Sie die Gesamtkosten für Zutaten durch die Anzahl der Gäste, um Ihre Rohkostkosten pro Kopf zu erhalten.

Beispiel: Abendbuffet für 100 Gäste

Menu Item	Ingredient Cost (Total)
Grilled chicken (herb-marinated)	$320
Seasonal roasted vegetables	$110
Caesar salad with house dressing	$85
Garlic bread	$40
Dessert — mini cheesecakes	$180
Beverages (iced tea, lemonade)	$65
Total food cost	$800

Essenskosten pro Person: 800 $ ÷ 100 = 8,00 $

Wenn Ihr angestrebter Lebensmittelkostenprozentsatz 30 % beträgt, liegt die lebensmittelabhängige Preisuntergrenze bei 8,00 $ ÷ 0,30 = 26,67 $ pro Person, bevor Sie Arbeit, Gemeinkosten und Gewinn berücksichtigen.

Profi-Tipp: Mit dem Menü-Builder von CaterCamp (/CaterCamp) können Sie jedem Gericht Kosten pro Zutat hinzufügen und dann automatisch Ihre Essenskosten pro Gast in Echtzeit berechnen. Keine Tabellenkalkulation mehr.

2. Arbeitskosten pro Gast

Der Arbeitsaufwand ist der zweitgrößte Kostenfaktor und wird von Caterern am häufigsten unterschätzt. Sie müssen drei Phasen berücksichtigen: Vorbereitung, Wartung und Bereinigung.

Typische Personalverhältnisse

Role	Ratio	Avg. Hourly Rate
Chef / Lead Cook	1 per 40–60 guests	$25–$45
Line Cook / Prep Cook	1 per 50–75 guests	$18–$28
Server	1 per 20–25 guests (plated) or 1 per 30–40 (buffet)	$18–$25
Bartender	1 per 50–75 guests	$20–$30
Event Captain	1 per event	$25–$40
Setup / Breakdown Crew	2–4 per event	$16–$22

Beispiel: Abendessen für 100 Gäste (6-Stunden-Schicht)

Staff	Count	Hours	Rate	Total
Lead Chef	1	8	$40	$320
Line Cooks	2	7	$24	$336
Servers	5	6	$22	$660
Bartender	1	5	$25	$125
Captain	1	6	$35	$210
Setup Crew	2	3	$18	$108
Total labor				$1,759

Arbeitskosten pro Person: 1.759 $ ÷ 100 = 17,59 $

Vergessen Sie nicht, Lohnsteuern und Arbeitnehmerentschädigung (ungefähr 15–20 % zusätzlich zum Lohn) hinzuzufügen, was dieses Beispiel auf ungefähr 20,24 $ pro Person erhöht.

3. Gemeinkostenzuweisung

Zu den Gemeinkosten zählen alle festen und halbfixen Kosten, die Ihr Unternehmen am Laufen halten, unabhängig davon, ob Sie an diesem Wochenende eine Veranstaltung haben oder nicht.

Gemeinsame Gemeinkosten

Geschäftsküche / Kommissarmiete
Fahrzeugkosten (Kraftstoff, Wartung, Versicherung)
Allgemeine Haftpflicht- und Alkoholhaftpflichtversicherung
Abschreibung der Ausrüstung (Chafers, Platten, Bettwäsche, Öfen)
Marketing und Werbung
Software-Abonnements (Catering-CRM, Buchhaltung usw.)
Lizenzen und Genehmigungen
Büro- und Verwaltungskosten

So verteilen Sie den Overhead pro Ereignis

Eine praktische Methode: Summieren Sie Ihre monatlichen Gemeinkosten, teilen Sie sie durch die Anzahl der Veranstaltungen, die Sie pro Monat betreuen, und teilen Sie sie dann durch die durchschnittliche Gästezahl.

Beispiel: 6.000 $ monatlicher Overhead ÷ 12 Ereignisse ÷ 85 durchschnittlich. Gäste = 5,88 $ pro Person

4. Zielgewinnmargen für das Catering

Nachdem Sie Lebensmittel, Arbeit und Gemeinkosten abgedeckt haben, müssen Sie eine Gewinnspanne hinzufügen – das Geld, das tatsächlich im Unternehmen verbleibt, nachdem jede Rechnung bezahlt wurde.

Gewinn-Benchmarks für gesunde Gastronomie:

Bruttomarge: 55–65 % (Umsatz minus Lebensmittelkosten)
Nettogewinnmarge: 10–15 % des Gesamtumsatzes

Eine Nettomarge von 10 % ist die Untergrenze für ein nachhaltiges Catering-Unternehmen. Die leistungsstärksten Betriebe erzielten eine Steigerung von 15–18 %, indem sie die Lebensmittelverschwendung kontrollierten, die Arbeitsplanung optimierten und Premium-Zusätze verkauften.

Alles zusammenfügen

Am Beispiel des obigen Beispiels für ein Abendessen mit 100 Gästen:

Cost Category	Per Person
Food	$8.00
Labor (with taxes)	$20.24
Overhead	$5.88
Total cost	$34.12
+ 12 % net profit	$4.65
Suggested price	$38.77

Die meisten Caterer runden auf reine Zahlen auf – in diesem Fall 39 oder 40 US-Dollar pro Person – und passen sie dann je nach Servicestil, Veranstaltungskomplexität und Marktpositionierung an.

Preise nach Servicestil

Der Servicestil ist der größte Einflussfaktor auf Ihren Preis pro Person. Hier sind 2026 Branchenbereiche in den USA.

Buffetservice – 25–65 $ pro Person

Für Buffets sind weniger Kellner, aber mehr Essensvolumen erforderlich (die Gäste bedienen sich selbst, planen Sie also 15–20 % mehr Essen ein, als serviert wird). Sie eignen sich gut für zwanglose Firmenveranstaltungen, Abschlussfeiern und Familientreffen. Das untere Ende dieses Angebots umfasst ein einfaches Buffet mit zwei Hauptspeisen, Beilagen und alkoholfreien Getränken. Das obere Ende umfasst Premium-Proteine (geschnitzte Hochrippe, Meeresfrüchte-Stationen), mehrere Beilagen, Salatbars und Dessert-Auslagen. Buffets bieten auch betriebliche Effizienz – Sie können größere Mengen zubereiten und aufbewahren, was die Küchenlogistik vereinfacht.

Teller-/Sitzservice – 45–150 $ pro Person

Tellergerichte erfordern mehr Kellner (1 pro 20 Gäste gegenüber 1 pro 35 beim Buffet), präzises Timing und eine hochwertigere Präsentation. Hochzeiten und Galas liegen am oberen Ende dieser Spanne. Ein Drei-Gänge-Menü (Salat, Hauptgericht mit zwei Beilagen, Dessert) mit Proteinen mittlerer Preisklasse kostet normalerweise 55 bis 85 US-Dollar. Sobald Sie Premium-Zutaten wie Filet Mignon, Hummerschwänze oder importierten Käse hinzufügen – plus Weinservice und eine Rohkostbar während der Cocktailstunde – können Sie 100–150 US-Dollar pro Kopf rechtfertigen.

Familienstil – 35–80 $ pro Person

Ein Mittelweg zwischen Buffet und Teller. An jeden Tisch kommen gemeinsame Platten, sodass Sie genug Essen für großzügige Portionen benötigen, aber weniger Kellner als bei einem Abendessen auf einem Teller. Der Familienstil eignet sich hervorragend für rustikale Hochzeiten, italienische Menüs und Feiertagstreffen. Es schafft ein gemeinschaftliches Speiseerlebnis, das die Kunden lieben, und hält gleichzeitig Ihre Arbeitskosten näher am Buffet-Niveau. Planen Sie 20–25 % mehr Speisen ein als bei der Tellerportionierung, da sich die Gäste von gemeinsamen Tellern bedienen.

Cocktails / Vorspeisen – 30–75 $ pro Person

Vergangene Hors d'oeuvres-Veranstaltungen sind arbeitsintensiv (es sind mehr Server im Umlauf), es werden jedoch kleinere Portionen benötigt. Der Preis variiert stark, abhängig von der Anzahl der Auswahlmöglichkeiten und davon, ob eine Rohkostbar, eine Tranchierstation oder eine Dessertpräsentation enthalten ist. Bei einem Standard-Cocktailempfang werden bei einer zweistündigen Veranstaltung 6–8 gereichte Speisen zu je 8–10 Stück pro Gast angeboten. Wenn der Cocktailempfang ein Abendessen im Sitzen ersetzt, planen Sie 12–15 Stücke pro Gast ein und planen Sie mindestens eine umfangreiche Station (Slider-Bar, Taco-Station, Pasta-Action-Station) ein, um sicherzustellen, dass die Gäste zufrieden gehen.

Bring-Catering – 15–40 $ pro Person

Kein Servicepersonal vor Ort. Sie bereiten vor, verpacken, liefern und bauen auf – und dann gehen Sie los. Drop-Off ist das am besten skalierbare Modell, da Sie mehrere Lieferungen an einem einzigen Tag mit schlankem Arbeitsaufwand durchführen können. Es ist beliebt für Firmenessen, Bürobesprechungen und ungezwungene Zusammenkünfte. Das untere Ende umfasst Lunchpakete oder ein einfaches warmes Buffet. Das obere Ende umfasst mehrgängige Aufstriche mit Premium-Proteinen, einzeln verpackte Desserts und Markenverpackungen. Viele Caterer bauen ihr Geschäft auf einem großen Lieferaufkommen unter der Woche auf und wechseln am Wochenende zu Full-Service-Veranstaltungen.

Preise nach Veranstaltungstyp

Firmenverpflegung

Typisches Budget: 20–75 $ pro Person
Wichtige Überlegungen: Mengenrabatte für wiederkehrende Konten, Ernährungsanpassungen (vegan, halal, glutenfrei), Präsentation bei Besprechungen mit Kundenkontakt im Vergleich zu internen Mittagessen. Firmenkunden legen vor allem Wert auf Zuverlässigkeit und Kontinuität – pünktliches Erscheinen mit genau dem, was bestellt wurde, ist wichtiger als eine beeindruckende Präsentation.
Gelegenheit: Verhandeln Sie vierteljährliche oder jährliche Verträge. Ein einzelner Firmenkunde, der für 50 Personen ein wöchentliches Mittagessen für 25 US-Dollar pro Kopf bestellt, erzielt einen vorhersehbaren Umsatz von 65.000 US-Dollar pro Jahr. Erstellen Sie gestaffelte Preise: eine Stufe „Arbeitsessen“ (20–30 $), eine Stufe „Kundentreffen“ (35–50 $) und eine Stufe „Firmenveranstaltung“ (50–75 $+).

Hochzeits-Catering

Typisches Budget: 75–200 $+ pro Person
Wichtige Überlegungen: Mehrgängige Menüs, erstklassige Zutaten, Cocktailstunde, Late-Night-Snack, Kuchenschneideservice, Barpakete. Hochzeiten rechtfertigen aufgrund der damit verbundenen emotionalen Bedeutung, Individualisierung und Koordination eine höhere Preisgestaltung. Paare erwarten Verkostungen, mehrere Menüänderungen und persönliche Details.
Gelegenheit: Upsell-Verkostungen (250–500 US-Dollar pro Sitzung), Gebühren für die individuelle Menügestaltung, Koordinierungspakete für den Tag und Premium-Bar-Upgrades (Cocktails aus eigener Herstellung, erstklassige Spirituosen). Late-Night-Snack-Stationen (Slider, Pizza, Tacos) sind eine wachsende Ergänzung, die den Umsatz um 8 bis 15 US-Dollar pro Person steigern kann.

Lässige Veranstaltungen / Grillabende / gesellschaftliche Veranstaltungen

Typisches Budget: 18–50 $ pro Person
Wichtige Überlegungen: Einfachere Menüs, Selbstbedienungs- oder Buffetformat, Einweggeschirr. Bei Grill- und Gelegenheitsveranstaltungen gibt es oft eine größere Gästezahl (100–300+), was Ihre Skaleneffekte bei den Lebensmittelkosten selbst bei niedrigeren Pro-Kopf-Preisen verbessert.
Chance: Hohes Volumen, schnelle Abwicklung und starkes Mundpropaganda-Potenzial in Community-Kreisen. Lässige Veranstaltungen sind ein Tor – ein Gast bei einem Grillfest im Hinterhof wird zur Braut, die sechs Monate später ihren Hochzeitsempfang bucht.

Regionale Preisschwankungen

Der Standort ist wichtig. Ein Tellergericht kostet in Manhattan einen ganz anderen Preis als das gleiche Menü im ländlichen Oklahoma. Haupttreiber:

Lebenshaltungskosten und lokale Löhne – die Arbeitsquoten in San Francisco sind 30–50 % höher als im Südosten.
Zutatenbeschaffung – Küstenstädte zahlen mehr für Grundnahrungsmittel des Mittleren Westens; Binnenregionen zahlen mehr für frische Meeresfrüchte.
Marktwettbewerb – gesättigte Gastronomiemärkte drücken die Preise; In unterversorgten Gebieten können Sie höhere Preise erzielen.
Anforderungen an den Veranstaltungsort – einige Metropolen verlangen höhere Mindestversicherungssummen, spezielle Genehmigungen oder Gewerkschaftsarbeit.

Aktionsschritt: Befragen Sie alle sechs Monate 3–5 Wettbewerber in Ihrem Markt. Beachten Sie deren Menüstile, Preisspannen und Inklusivleistungen. Dadurch bleibt Ihre Preisgestaltung wettbewerbsfähig, ohne dass Sie nach unten schnellen.

So präsentieren Sie Kunden Preise

Die Preiswahrnehmung ist fast genauso wichtig wie die Zahlen selbst. Befolgen Sie beim Erstellen von Vorschlägen diese Grundsätze:

Führen Sie mit Wert, nicht mit Kosten. Öffnen Sie Ihr Angebot mit der Erfahrung – Menübeschreibungen, Serviceablauf, Personalplan – bevor Sie Zahlen anzeigen.
Strategisch bündeln. Präsentieren Sie statt einer langen, detaillierten Liste zwei bis drei Pakete (z. B. Silber, Gold, Platin), die die Mittelklasse-Option als offensichtlichen Wert erscheinen lassen.
Machen Sie die Preise pro Person klar aufschlüsseln. Kunden erwarten eine Pro-Kopf-Zahl. Zeigen Sie es gut sichtbar an und geben Sie dann unten die Gesamtsummen an.
Bieten Sie Add-ons separat an. Barpakete, Late-Night-Snacks und Spezialitätenstationen sollten modular sein, damit die Kunden die Kontrolle haben.
Geben Sie eine Frist ein. Angebote mit einem Gültigkeitsfenster von 7 bis 14 Tagen werden schneller umgesetzt als offene Angebote.

Mit dem Angebotsersteller von CaterCamp (/CaterCamp-Angebotssoftware) können Sie personalisierte, detaillierte Angebote mit E-Signatur und Online-Zahlung erstellen – und das alles aus demselben Veranstaltungsdatensatz, in dem die Kosten für Ihr Menü aktuell sind. Kunden genehmigen und bezahlen über einen einzigen Link.

Häufige Fehler bei der Preisgestaltung in der Gastronomie

1. Versteckte Arbeitskosten ignorieren

Sie haben sich an die Server erinnert, aber die zwei Stunden Ladezeit, die 45-minütige Fahrt und die 90-minütige Panne vergessen. Jede Arbeitsstunde kostet Geld – berücksichtigen Sie Reisekosten, Auf- und Abbau in Ihren Kalkulationen.

2. Unterpreis, um den Zuschlag zu erhalten

Bei einem Event, bei dem es um Geld geht, zu gewinnen, ist schlimmer, als die Ausschreibung komplett zu verlieren. Wenn Ihr Preis korrekt ist und der Kunde sich für ein günstigeres Angebot entscheidet, verliert dieser Konkurrent wahrscheinlich Geld – nicht Ihr Problem.

3. Pauschalpreise unabhängig von der Gästezahl

Ein Abendessen für 20 Personen und ein Abendessen für 200 Personen haben sehr unterschiedliche Größenvorteile. Ihr Preis pro Person sollte je nach Mitarbeiterstufe variieren (z. B. unter 50, 50–100, 100–200, 200+).

4. Keine Anpassung an die Komplexität der Ernährung

Ein vollständig auf Allergene abgestimmtes Menü mit veganen, glutenfreien und koscheren Optionen kostet mehr als ein Standardmenü. Preis entsprechend.

5. Saisonale Zutatenschwankungen vergessen

Beeren kosten im Januar doppelt so viel wie im Juni. Erstellen Sie saisonale Menüs oder fügen Sie eine Klausel für Marktpreisanpassungen für flüchtige Zutaten hinzu.

6. Überspringen der Post-Event-Überprüfung

Wenn Sie nicht nach jedem Ereignis die tatsächlichen Kosten mit den geschätzten Kosten vergleichen, ermitteln Sie die Preise für das nächste Ereignis blind. Überprüfen Sie Lebensmittelverschwendung, Überstunden und unerwartete Ausgaben.

Wie CaterCamp Ihnen dabei hilft, eine sichere Preisgestaltung zu erzielen

Tabellenkalkulationen versagen, wenn Sie mehr als 10 Veranstaltungen pro Monat mit unterschiedlichen Menüs, Gästezahlen und Servicestilen unter einen Hut bringen. CaterCamp löst dieses Problem mit Tools, die speziell für die Preisgestaltung im Catering entwickelt wurden:

Menü-Builder mit Lebensmittelkosten pro Zutat – Ordnen Sie jeder Zutat echte Einkaufspreise zu, sehen Sie sofort die Kosten pro Gericht und pro Gast und aktualisieren Sie die Preise, wenn sich die Lieferantenkosten ändern.
Angebotsersteller – Ziehen Sie Menükosten direkt in Markenvorschläge ein. Ändern Sie ein Gericht und der Preis wird automatisch aktualisiert.
BEO-Generator – jede Preisentscheidung fließt in Ihre Bankett-Event-Bestellung ein, sodass Ihr Küchen- und Serviceteam das ausführt, was tatsächlich verkauft wurde.
CRM-Pipeline – Verfolgen Sie jeden Lead von der Anfrage bis zum Abschluss. Sehen Sie, welche Preispunkte konvertiert werden und wo Sie Gebote verlieren.
Rechnungen und Zahlungen – Senden Sie Rechnungen, die mit dem Veranstaltungsdatensatz verknüpft sind, sammeln Sie Anzahlungen ein und verfolgen Sie ausstehende Beträge über ein Dashboard.

Wenn alle Kosten im selben System angesiedelt sind, hören Sie auf zu raten und beginnen mit der Preisgestaltung auf der Grundlage realer Daten.

Beginnen Sie noch heute mit der intelligenteren Preisgestaltung

Genaue Preise pro Person machen den Unterschied zwischen einem Catering-Unternehmen aus, das wächst, und einem, das auf der Stelle tritt. Verwenden Sie die Formeln und Benchmarks in diesem Leitfaden, um Ihre aktuellen Preise zu überprüfen und alles dann in einem System zusammenzuführen, das die Berechnungen für Sie erledigt.

Starten Sie Ihre kostenlose Testversion von CaterCamp und sehen Sie, wie der Menü-Builder Ihre tatsächlichen Kosten pro Gast berechnet – bevor Sie ein weiteres Angebot senden.