Catering-Event-Zeitplan: Vorlage von Buchung bis Ende

Ein großartiger Zeitplan für Catering-Events ist der Unterschied zwischen einer reibungslosen Veranstaltung und einem Durcheinander. Ohne einen solchen gehen wichtige Aufgaben verloren – die Wäschebestellung wird vergessen, Ernährungsanforderungen tauchen am Tag auf, oder Ihr Team kommt ohne einen klaren Aufbauplan am Veranstaltungsort an.

Diese Vorlage deckt zwei Zeitpläne ab, die jeder Caterer benötigt: den Gesamtplanungszeitplan von der ersten Anfrage bis zur Nachbereitung nach der Veranstaltung und einen Tagesplan, aufgeschlüsselt nach Stunden. Nutzen Sie es als Ausgangspunkt und passen Sie es dann an die Größe Ihres Betriebs, Ihren Servicestil und die Komplexität Ihrer Veranstaltung an.

---

Teil A: Gesamtplanungszeitplan (Anfrage nach der Veranstaltung)

6–12 Monate im Voraus: Nachforschung und Entdeckung

Hier beginnt die Beziehung. Der Kunde meldet sich, Sie qualifizieren den Lead und beginnen mit der Gestaltung der Veranstaltungsvision.

Hauptaufgaben:

• Reagieren Sie auf Anfragen innerhalb von 2–4 Stunden. Schnelligkeit zählt – Caterer, die noch am selben Tag antworten, erzielen deutlich höhere Preise als diejenigen, die mehr als 48 Stunden warten.
• Qualifizieren Sie den Lead. Erfassen Sie Veranstaltungsdatum, geschätzte Gästezahl, Veranstaltungsort, Budgetspanne und Präferenzen für den Servicestil.
• Vereinbaren Sie eine Verkostung (für Hochzeiten und hochwertige Veranstaltungen). Verkostungen verwandeln Interessenten in Kunden, indem sie Ihr Essen und Ihre Professionalität aus erster Hand erleben können.
• Senden Sie ein erstes Angebot. Fügen Sie Menüoptionen, Preise pro Person, Servicebeschreibung und Bedingungen hinzu. Mit Tools wie CaterCamp's Proposal Builder können Sie Markenvorschläge mit elektronischer Signatur aus dem Veranstaltungsdatensatz generieren – kein Kopieren und Einfügen zwischen Apps.

3–6 Monate im Voraus: Vertrags- und Menüabschluss

Der Kunde ist verpflichtet. Jetzt sperren Sie die Details.

Hauptaufgaben:

• Führen Sie den Vertrag aus. Fügen Sie Stornierungsbedingungen, Zahlungsplan (typisch: 25–50 % Anzahlung bei Unterzeichnung, Restzahlung 7–14 Tage vor der Veranstaltung), Haftungsbedingungen und eine Klausel über höhere Gewalt hinzu.
• Finalisieren Sie das Menü. Bestätigen Sie Gerichte, Diätvorgaben, Getränkepakete und alle individuellen Wünsche.
• Führen Sie eine Besichtigung des Veranstaltungsortes durch (falls Sie dies noch nicht getan haben). Dokumentieren Sie den Küchenzugang, die Stromverfügbarkeit, den Standort der Laderampe, Aufzugseinschränkungen und Auf-/Abbaufenster.
• Sperren Sie Mietaufträge, wenn Sie Tische, Stühle, Bettwäsche oder Spezialausrüstung von Dritten beziehen.

2–4 Wochen Out: BEO, Personal und Ausrüstung

Dies ist die Phase der operativen Planung – in der Ihre Veranstaltung von „verkauft“ zu „bereit zur Durchführung“ übergeht.

Hauptaufgaben:

• Erstellen Sie den Bankett-Event-Auftrag (BEO). Der BEO ist Ihre einzige Informationsquelle: Menü, Zeitleiste, Personalplan, Ausrüstungsliste, Diätflaggen, Veranstaltungsortdetails und Kundenkontaktinformationen – alles in einem Dokument. Der BEO-Generator von CaterCamp füllt sich automatisch aus dem Ereignisdatensatz, sodass nichts übersehen wird.
• Planen Sie das Personal. Weisen Sie Köche, Kellner, Barkeeper, Kapitäne und das Aufbauteam zu. Bestätigen Sie die Verfügbarkeit und senden Sie Schichtdetails.
• Bestätigen Sie die Ausrüstung. Überprüfen Sie Ihr Inventar – Chafers, Platten, Servierutensilien, Getränkespender, Bettwäsche – anhand der Veranstaltungsanforderungen. Reservieren oder mieten Sie alles, was Ihnen fehlt.
• Essensbestellungen aufgeben. Für spezielle oder saisonale Zutaten bestellen Sie jetzt, um die Verfügbarkeit zu garantieren.
• Koordinieren Sie sich mit den Anbietern. Bestätigen Sie Lieferfenster mit Floristen, Vermietungsfirmen, AV-Anbietern oder allen anderen Personen, die den Veranstaltungsraum berühren.

Eine Woche später: Endgültige Bestätigungen

Der Countdown läuft. In dieser Woche geht es darum, Überraschungen zu vermeiden.

Hauptaufgaben:

• Erhalten Sie die endgültige Gästezahl. In den meisten Verträgen ist eine Frist für die endgültige Gästezahl 5–7 Tage vor der Veranstaltung festgelegt. Diese Zahl bestimmt die Menge Ihrer Essenszubereitungen, den Personalbestand und die Tischkonfiguration.
• Erfassen Sie die endgültigen Ernährungsbedürfnisse. Bestätigen Sie Allergien, Einschränkungen und spezielle Mahlzeiten. Aktualisieren Sie das BEO entsprechend.
• Führen Sie eine abschließende Besichtigung des Veranstaltungsortes durch (für große oder komplexe Veranstaltungen). Stellen Sie sicher, dass sich seit Ihrem ersten Besuch nichts geändert hat – Bauarbeiten, Zugangswege, verfügbare Steckdosen, Kühlung.
• Verteilen Sie das BEO an Ihr gesamtes Team. Jede Person, die an der Veranstaltung arbeitet, sollte vor ihrer Ankunft eine Kopie (oder digitalen Zugang) haben.
• Bereiten Sie Ihre Ladeliste vor. Machen Sie eine Bestandsaufnahme von allem, was auf den LKW gehört: Lebensmittelbehälter, Ausrüstung, Bettwäsche, Beschilderung, Reinigungsmittel, Erste-Hilfe-Kasten, zusätzliches Serviergeschirr.

Am Vortag: Vorbereiten und Laden

• Führen Sie alle Lebensmittelzubereitungen aus, die im Voraus durchgeführt werden können – Marinaden, Saucen, vorportionierte Proteine, Backwaren, vorgegartes Getreide und Gemüse.
• Beschriften und organisieren Sie die Lebensmittellagerung nach Station oder Kurs für eine effiziente Entladung am Veranstaltungsort.
• Beladen Sie das Fahrzeug. Nutzen Sie die Beladungsliste als Checkliste. Schwere und kalte Gegenstände zuerst, zerbrechliche Gegenstände zuletzt.
• Laden Sie alle Geräte auf – POS-Terminals, Telefone, tragbare Lautsprecher oder alles andere, was Sie vor Ort benötigen.

Tag von: Hinrichtung

Die stundenweise Aufschlüsselung finden Sie unten in Teil B.

1–3 Tage danach: Nachuntersuchung

Die Veranstaltung ist vorbei, die Kundenbeziehung jedoch noch nicht.

Hauptaufgaben:

• Senden Sie innerhalb von 24 Stunden einen Dankesbrief. Personalisieren Sie es – beziehen Sie sich auf einen bestimmten Moment der Veranstaltung.
• Fordern Sie eine Bewertung an. Fügen Sie einen direkten Link zu Ihrem Google-Unternehmensprofil, Ihrer The Knot- oder Yelp-Seite hinzu.
• Schicken Sie die Schlussrechnung (falls ein Restbetrag verbleibt) oder bestätigen Sie den Zahlungseingang.
• Führen Sie eine interne Nachbesprechung durch. Was ist gut gelaufen? Was muss verbessert werden? Protokollieren Sie Notizen in Ihrem CRM, damit die nächste Veranstaltung von den Lektionen dieser Veranstaltung profitiert.
• Aktualisieren Sie den Kundendatensatz in Ihrem CRM mit Veranstaltungsfotos, Feedback und einer Folgeerinnerung für die nächste mögliche Buchung (z. B. Jubiläum, Weihnachtsfeier im nächsten Jahr).

---

Teil B: Tagesablauf (Stunde für Stunde)

Nachfolgend finden Sie einen beispielhaften Zeitplan für ein gedecktes Abendessen um 18:00 Uhr für 120 Gäste. Passen Sie die Zeiten an den Beginn Ihrer Veranstaltung, Ihren Servicestil und Ihr Zugangsfenster zum Veranstaltungsort an.

8:00 Uhr – Letzte Vorbereitung im Kommissar

• Vervollständigen Sie alle verbleibenden Speisenzubereitungen (Soßen, Beilagen, kalte Apps).
• Essen nach Station und Gang portionieren und verpacken.
• Führen Sie eine abschließende Prüfung anhand der BEO und der Ladeliste durch.

10:00 Uhr – Laden und Abfahren

• Beladen Sie das Fahrzeug anhand der Ladeliste als physische Checkliste. Kreuzen Sie jeden Punkt an.
• Stellen Sie sicher, dass Kühlkettenartikel ordnungsgemäß in Kühlboxen oder Kühltransportern gelagert werden.
• Bestätigen Sie Fahrzeit und Route – berücksichtigen Sie Verkehrs-, Bau- oder Zugangsbeschränkungen zum Veranstaltungsort.

12:00 Uhr – Ankunft am Veranstaltungsort und Beginn des Aufbaus

• Entladen Sie Ausrüstung und Lebensmittel in die dafür vorgesehenen Bereitstellungsbereiche.
• Gehen Sie mit Ihrem Event-Kapitän durch den Raum. Bestätigen Sie die Tischanordnung, die Platzierung des Buffets/der Station, den Standort der Bar, die Stromquellen und den Müll-/Recyclingplan.
• Tische, Bettwäsche und Servicegeschirr aufstellen.
• Stellen Sie Essensstationen, Chafers und Getränkespender zusammen.
• Testen Sie alle Geräte – Stern, elektrische Anschlüsse, Kühlung.

14:00 Uhr – Küchenvorbereitung vor Ort

• Beginnen Sie mit dem Kochen und Aufwärmen vor Ort.
• Kalte Vorspeisen anrichten und Präsentationen arrangieren.
• Richten Sie die Bar ein – Eis, Gläser, Beilagen, Flaschenarrangement.
• Informieren Sie das gesamte Team: Gehen Sie das BEO, den Zeitplan, die Ernährungsflaggen, VIP-Notizen und das Kommunikationsprotokoll durch.

16:00 Uhr – Letzte Kontrollen

• Probieren Sie jedes Gericht auf Gewürze und Temperatur.
• Überprüfen Sie die Tischeinstellungen, die Platzierung des Mittelstücks und die Beschilderung.
• Stellen Sie sicher, dass ernährungsspezifische Teller deutlich gekennzeichnet und getrennt sind.
• Der Veranstaltungskapitän führt zur endgültigen Genehmigung einen Rundgang mit dem Kunden oder Veranstaltungsortkoordinator durch.

17:00 Uhr – Die Cocktailstunde beginnt

• Die Kellner verteilen die gereichten Vorspeisen.
• Barkeeper öffnen die Bar.
• Das Küchenteam beginnt mit den letzten Vorbereitungen für das Hauptgericht.

18:00 Uhr – Gäste sitzen, erster Gang

• Salat oder Vorspeise wird angerichtet und serviert.
• Kellner gießen Wasser und Wein (falls zutreffend) ein.
• Die Küche bereitet das Hauptgericht nach einem gestaffelten Zeitplan zu, um sicherzustellen, dass es heiß zubereitet wird.

18:45 Uhr – Hauptgerichtsgottesdienst

• Die Teller werden Tisch für Tisch ausgegeben. Der Veranstaltungskapitän koordiniert den Ablauf mit der Küche.
• Die Kellner räumen die Teller des ersten Gangs ab, während die Hauptgerichte serviert werden.
• Diätspezifische Teller werden anhand des Namens oder der Tischnummer an die richtigen Gäste geliefert.

19:30 Uhr – Dessert- und Kaffeeservice

• Klare Hauptgerichtteller.
• Servieren Sie Dessert, Kaffee und Tee.
• Wenn ein Kuchenanschnitt ansteht, stimmen Sie den Zeitpunkt des Anschneidens mit dem Kunden und dem Fotografen ab.

20:15 Uhr – Service-Abbau

• Abschließender Getränkeservice und letzter Anruf (falls zutreffend).
• Beginnen Sie mit der diskreten Beseitigung von Hinterhofgegenständen – leere Lebensmittelbehälter, gebrauchte Bettwäsche, überschüssige Ausrüstung.

20:45 Uhr – Aufräumen und Abbau

• Entfernen Sie alle verbleibenden Serviceartikel aus den Gästebereichen, sobald die Veranstaltung übergeht (die Reden enden, der Tanz beginnt oder die Gäste in einen anderen Bereich wechseln).
• Teilen Sie die Essensstationen, die Bar und die Kücheninszenierung auf.
• Packen Sie die gesamte Ausrüstung ein – verwenden Sie dieselbe Ladeliste als umgekehrte Checkliste.
• Müll und Recycling einpacken und entfernen. Verlassen Sie den Veranstaltungsort so sauber (oder sauberer, als Sie ihn vorgefunden haben).

21:30 Uhr – Letzter Rundgang und Abreise

• Der Veranstaltungskapitän geht mit dem Veranstaltungsortkoordinator zur Verabschiedung durch den Veranstaltungsort.
• Stellen Sie sicher, dass nichts zurückbleibt – überprüfen Sie jeden Raum, Flur und Ladebereich.
• Beladen Sie das Fahrzeug und fahren Sie los.

Am nächsten Morgen – Rückgabe und Inventarisierung der Ausrüstung

• Beim Kommissar ausladen. Waschen, desinfizieren und lagern Sie alle Geräte.
• Bestandsprüfung – markieren Sie beschädigte oder fehlende Artikel.
• Finalisieren Sie Veranstaltungsnotizen, solange das Erlebnis noch frisch ist.

---

Passen Sie diese Vorlage für jede Veranstaltung an

Keine zwei Ereignisse sind identisch. Für ein Firmenmittagessen mit 30 Personen ist ein zweistündiger Zeitplan erforderlich, kein zwölfstündiger. Für eine Hochzeit mit 300 Gästen, einer Cocktailstunde, vier Gängen und einer Late-Night-Snack-Station ist möglicherweise ein Zeitplan erforderlich, der am Vortag beginnt.

Der Schlüssel liegt darin, mit einer Standardvorlage zu beginnen und sie anzupassen, anstatt jedes Mal von Grund auf neu zu erstellen.

CaterCamp macht dies einfach. Der BEO-Generator fügt Veranstaltungsdetails – Menü, Gästezahl, Personal, Ausrüstung, Ernährungsbedürfnisse – automatisch in ein strukturiertes Dokument ein. Hängen Sie Ihre Zeitleiste an, teilen Sie sie mit Ihrem Team und aktualisieren Sie sie, wenn sich Details ändern. Jeder arbeitet mit der gleichen Quelle der Wahrheit.

---

Hör auf, es zu beflügeln

Die besten Catering-Teams verlassen sich nicht auf Gedächtnis oder Improvisation. Sie verlassen sich auf Systeme – Zeitpläne, Checklisten und Dokumente, die dafür sorgen, dass jedes Ereignis wiederholbar ist und jedes Teammitglied Rechenschaft ablegt.

Verwenden Sie diese Vorlage als Ausgangsrahmen. Verfeinern Sie es nach jedem Event. Und überlassen Sie die Arbeit Ihren Werkzeugen, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was Sie am besten können: außergewöhnliches Essen und tadelloser Service.

Starten Sie Ihre kostenlose Testversion von CaterCamp und erstellen Sie in wenigen Minuten Ihr erstes BEO – Zeitleiste inbegriffen.